Introduccion

BehaCare se compromete a proteger la privacidad de su informacion de salud. Este Aviso de Practicas de Privacidad (el "Aviso") le informa sobre como podemos usar y divulgar su informacion de salud protegida (Protected Health Information, "PHI"), y describe sus derechos con respecto a dicha informacion.

La PHI es informacion sobre usted, incluyendo datos demograficos, que puede identificarlo y que se relaciona con su condicion de salud fisica o mental pasada, presente o futura, la prestacion de servicios de atencion medica, o el pago de dichos servicios.

Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su PHI, proporcionarle este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y practicas de privacidad, y cumplir con los terminos de este Aviso actualmente en vigencia. Este Aviso se aplica a todos los servicios de salud conductual y telehealth que BehaCare le proporciona.

Nuestras obligaciones

La ley nos exige:

  • Mantener la privacidad de su informacion de salud protegida (PHI).
  • Proporcionarle este Aviso detallando nuestras obligaciones legales y practicas de privacidad con respecto a su PHI.
  • Cumplir con los terminos del Aviso que se encuentre actualmente en vigencia.
  • Notificarle en caso de que ocurra una violacion de seguridad (breach) que comprometa su PHI no asegurada.

Como podemos usar y divulgar su informacion de salud

A continuacion se describen las diferentes formas en las que podemos usar y divulgar su PHI. No todas las situaciones posibles estan cubiertas, pero si las categorias principales de usos y divulgaciones permitidas o requeridas.

Para tratamiento

Podemos usar y divulgar su PHI para proporcionarle tratamiento y servicios de salud conductual. Esto incluye compartir informacion con otros profesionales de la salud involucrados en su atencion, como medicos, terapeutas o especialistas, siempre con su autorizacion previa cuando sea requerida. Por ejemplo, si necesitamos coordinar su atencion con su medico de cabecera, podemos compartir informacion relevante sobre su evaluacion conductual para garantizar una atencion integral.

Para operaciones de atencion medica

Podemos usar y divulgar su PHI para actividades operativas necesarias para el funcionamiento de nuestros servicios. Esto incluye actividades de mejora de calidad, revision de competencias del personal, capacitacion de profesionales bajo supervision, auditorias, actividades de cumplimiento normativo y otras funciones administrativas relacionadas con la gestion de nuestros servicios de salud.

Con su autorizacion

La mayoria de los usos y divulgaciones de su PHI que no esten descritos en este Aviso se realizaran unicamente con su autorizacion escrita. Esto incluye, entre otros:

  • La divulgacion de notas de psicoterapia (si aplica).
  • El uso de su PHI con fines de mercadeo.
  • La venta de su PHI.
  • Cualquier otro uso o divulgacion no descrito en este Aviso.

Usted puede revocar su autorizacion en cualquier momento por escrito. Sin embargo, la revocacion no afectara las divulgaciones que ya se hayan realizado con base en su autorizacion previa.

Sin su autorizacion (cuando lo permite la ley)

En ciertas circunstancias, la ley nos permite o nos exige usar o divulgar su PHI sin su autorizacion. Estas situaciones incluyen:

  • Cuando lo exija la ley: Divulgaremos su PHI cuando asi lo requiera la ley federal, estatal o local.
  • Salud publica: Podemos divulgar su PHI a autoridades de salud publica para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, y para otras actividades de salud publica autorizadas por la ley.
  • Reportes de abuso o negligencia: Podemos divulgar su PHI a las autoridades gubernamentales apropiadas si creemos razonablemente que usted es victima de abuso, negligencia o violencia domestica.
  • Procedimientos judiciales y administrativos: Podemos divulgar su PHI en respuesta a una orden judicial o citacion administrativa, conforme lo permita la ley aplicable.
  • Fuerzas del orden: Podemos divulgar su PHI a funcionarios de las fuerzas del orden para fines especificos permitidos por la ley, como la identificacion de personas desaparecidas o el reporte de ciertos tipos de heridas.
  • Para prevenir una amenaza grave: Podemos usar o divulgar su PHI cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave e inminente a su salud o seguridad, o a la salud o seguridad del publico u otra persona.
  • Compensacion laboral (workers' compensation): Podemos divulgar su PHI segun lo autoricen las leyes de compensacion laboral.
  • Funciones gubernamentales especializadas: Podemos divulgar su PHI para actividades de seguridad nacional, servicios de proteccion del presidente, o segun lo requieran las leyes aplicables a las fuerzas militares y veteranos.
  • Medicos forenses y directores de funerarias: Podemos divulgar PHI a un medico forense o director de funeraria segun lo permita la ley.

Sus derechos sobre su informacion de salud

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su PHI. Para ejercer cualquiera de estos derechos, debe enviar una solicitud por escrito a nuestro Oficial de Privacidad utilizando la informacion de contacto proporcionada al final de este Aviso.

Derecho a inspeccionar y copiar sus registros

Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de su PHI contenida en nuestros registros medicos y de facturacion. Debemos responder a su solicitud en un plazo no mayor a 30 dias. Podemos cobrar una tarifa razonable por los costos de copia, envio y preparacion de un resumen, si usted lo solicita. En ciertas circunstancias limitadas, podemos denegar su solicitud, y usted tendra derecho a solicitar una revision de dicha denegacion.

Derecho a solicitar correcciones

Si usted considera que la PHI que mantenemos sobre usted es incorrecta o esta incompleta, puede solicitarnos que la corrijamos o la complementemos. Debe presentar su solicitud por escrito, indicando la razon por la cual considera que la informacion debe ser corregida. Podemos denegar su solicitud en ciertas circunstancias, pero le informaremos por escrito las razones de la denegacion.

Derecho a un registro de divulgaciones

Usted tiene derecho a solicitar una lista de las divulgaciones que hemos realizado de su PHI. Esta lista no incluira divulgaciones realizadas para tratamiento, operaciones de atencion medica, aquellas que usted haya autorizado, ni ciertas otras divulgaciones. Podemos proporcionarle un registro de divulgaciones de los ultimos seis anos. La primera solicitud dentro de un periodo de 12 meses sera gratuita; para solicitudes adicionales, podemos cobrar una tarifa razonable.

Derecho a solicitar restricciones

Usted tiene derecho a solicitar que limitemos los usos y divulgaciones de su PHI para tratamiento, operaciones o actividades de pago. Tambien puede solicitar que limitemos la informacion que compartimos con personas involucradas en su cuidado. No estamos obligados a aceptar su solicitud, excepto cuando la divulgacion sea a un plan de salud con fines de pago u operaciones, y la PHI se refiera exclusivamente a un servicio que usted haya pagado en su totalidad de su propio bolsillo.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales

Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos de salud de una manera especifica o en una ubicacion determinada. Por ejemplo, puede solicitar que lo contactemos unicamente a un numero de telefono especifico o que le enviemos correspondencia a una direccion alternativa. Atenderemos todas las solicitudes razonables.

Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso

Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si previamente acepto recibirlo de forma electronica. Puede solicitarla contactando a nuestro Oficial de Privacidad.

Derecho a ser notificado de una violacion de seguridad

Usted tiene derecho a ser notificado en caso de que ocurra una violacion de seguridad (breach) que involucre su PHI no asegurada. La notificacion se realizara conforme lo establece la ley federal, e incluira una descripcion de lo ocurrido, los tipos de informacion involucrados, las medidas que debe tomar para protegerse, las acciones que estamos tomando para investigar y mitigar el incidente, y la informacion de contacto para obtener mas detalles.

Informacion de salud electronica (ePHI)

BehaCare utiliza sistemas electronicos para almacenar, procesar y transmitir su informacion de salud protegida. Toda la informacion de salud electronica (electronic Protected Health Information, "ePHI") esta sujeta a las salvaguardas tecnicas, fisicas y administrativas requeridas por la Regla de Seguridad de HIPAA.

Nuestras medidas de proteccion incluyen:

  • Cifrado (encriptacion) de todos los datos de ePHI, tanto en almacenamiento como en transmision.
  • Uso de plataformas de telehealth seguras y conformes con HIPAA para todas las sesiones clinicas.
  • Controles de acceso basados en roles que limitan el acceso a su ePHI unicamente al personal autorizado.
  • Registros de auditoria que rastrean el acceso y las modificaciones a su informacion.
  • Copias de seguridad periodicas y planes de recuperacion ante desastres para proteger la integridad y disponibilidad de sus datos.
  • Capacitacion periodica del personal en seguridad de la informacion y cumplimiento de HIPAA.

Telehealth y privacidad

Dado que BehaCare presta sus servicios a traves de telehealth, existen consideraciones especificas de privacidad que usted debe conocer:

  • Plataformas de video seguras: Todas nuestras sesiones de telehealth se realizan a traves de plataformas de videoconferencia que cumplen con los estandares de seguridad de HIPAA. Estas plataformas utilizan cifrado de extremo a extremo para proteger la confidencialidad de sus comunicaciones.
  • Su responsabilidad sobre su entorno: Le recomendamos encarecidamente que participe en las sesiones de telehealth desde un lugar privado donde no pueda ser escuchado por personas no autorizadas. BehaCare no es responsable de las violaciones de privacidad que ocurran debido a las condiciones de su entorno fisico durante una sesion.
  • Politica de grabaciones: Las sesiones de telehealth no son grabadas por BehaCare a menos que se obtenga su consentimiento previo por escrito. Usted no debe grabar las sesiones sin el consentimiento mutuo de todas las partes involucradas. La grabacion no autorizada puede constituir una violacion de la privacidad y de las leyes aplicables.
  • Mensajeria segura: Toda comunicacion escrita que contenga PHI se realiza a traves de canales seguros y cifrados. Le pedimos que no envie informacion de salud sensible a traves de correo electronico no cifrado, mensajes de texto convencionales u otros medios de comunicacion no seguros.
  • Conexion a internet: Le recomendamos utilizar una conexion a internet segura y privada (evitando redes Wi-Fi publicas) durante sus sesiones de telehealth para proteger la confidencialidad de la comunicacion.

Periodo de retencion de registros

BehaCare mantiene sus registros de salud de acuerdo con los requisitos federales y estatales aplicables. Como regla general, los registros de salud de pacientes adultos se mantienen por un minimo de siete (7) anos a partir de la fecha del ultimo contacto o servicio. Los registros de pacientes menores de edad se mantienen por un minimo de siete (7) anos despues de que el paciente alcance la mayoria de edad, o conforme lo exija la ley estatal aplicable, lo que resulte en un periodo mas largo.

Al final del periodo de retencion aplicable, los registros se destruyen de manera segura, utilizando metodos que garanticen que la informacion no pueda ser reconstruida o recuperada.

Cambios a este Aviso

BehaCare se reserva el derecho de modificar los terminos de este Aviso en cualquier momento. Cualquier cambio sera aplicable a toda la PHI que mantengamos, independientemente de cuando se haya creado o recibido. La version actualizada de este Aviso sera publicada en nuestro sitio web en behacare.com/hipaa y estara disponible en nuestras instalaciones. Podemos proporcionarle una copia del Aviso revisado a solicitud suya.

La fecha de vigencia del Aviso se indica al inicio de este documento. Le recomendamos revisar este Aviso periodicamente para mantenerse informado sobre como protegemos su PHI.

Quejas

Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, tiene derecho a presentar una queja. Puede hacerlo de las siguientes maneras:

  • Ante BehaCare: Contacte a nuestro Oficial de Privacidad utilizando la informacion proporcionada en la seccion de contacto a continuacion. Investigaremos su queja y le proporcionaremos una respuesta.
  • Ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (U.S. Department of Health and Human Services): Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights, "OCR") visitando hhs.gov/ocr/complaints o llamando al 1-800-368-1019.

No habra represalias. BehaCare no tomara represalias contra usted de ninguna manera por presentar una queja ante nosotros o ante la Oficina de Derechos Civiles. Su atencion y la calidad de nuestros servicios no se veran afectadas por la presentacion de una queja.

Contacto del Oficial de Privacidad

Si tiene preguntas sobre este Aviso, desea ejercer alguno de sus derechos, o necesita presentar una queja, puede comunicarse con nuestro Oficial de Privacidad:

Para presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos:

Fecha de vigencia de este Aviso: Mayo de 2026. Este Aviso se aplica a todos los servicios proporcionados por BehaCare, incluyendo todos los servicios de salud conductual y telehealth para demencia prestados en todo el territorio de los Estados Unidos.